Eine solide Dokumentation ist das A und O, wenn es darum geht, Hausverwaltungskosten steuerlich geltend zu machen. Nur wer nachweisen kann, welche Ausgaben tatsächlich entstanden sind und wofür sie verwendet wurden, hat gute Chancen, diese auch erfolgreich beim Finanzamt anzusetzen. Die folgende Übersicht hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.
1. Verträge und Verwaltungsunterlagen
Bewahren Sie alle vertraglichen Vereinbarungen mit der Hausverwaltung auf. Dazu gehören insbesondere:
Der Verwaltungsvertrag mit genauen Angaben zu Leistungen und Vergütung
Jahresabrechnungen, in denen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden
Wirtschaftspläne für das kommende Jahr
Protokolle der Eigentümerversammlungen, in denen über Maßnahmen und Kosten abgestimmt wurde
Diese Unterlagen dienen nicht nur dem Nachweis gegenüber dem Finanzamt, sondern helfen auch bei der langfristigen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit Ihrer Immobilienbewirtschaftung.
2. Rechnungen und Zahlungsnachweise
Besonders wichtig sind konkrete Zahlungsbelege. Achten Sie darauf, dass diese alle steuerlich relevanten Informationen enthalten, wie Leistungszeitraum, genaue Leistungsbeschreibung und den Zahlungsempfänger. Wichtige Belege sind:
Honorare der Hausverwaltung
Rechnungen von Steuerberatern im Zusammenhang mit der Immobilie
Rechtsberatungskosten bei mietrechtlichen Auseinandersetzungen
Gutachten oder Bewertungen von Sachverständigen (z. B. bei Verkauf oder Streitfällen)
Auch kleinere Beträge sollten vollständig erfasst werden – bei einer Betriebsprüfung können diese schnell an Bedeutung gewinnen.
3. Sonstige relevante Unterlagen
Neben den offensichtlichen Verwaltungskosten gibt es weitere Belege, die häufig übersehen werden:
Nachweise über Fahrtkosten, wenn Sie die Immobilie selbst verwalten oder regelmäßig kontrollieren
Kontoauszüge, die Ihre Zahlungen belegen
Belege über Instandhaltungsmaßnahmen, sofern sie über die Verwaltung abgewickelt wurden
Für Immobilien, die teilweise selbst genutzt und teilweise vermietet sind, ist eine klare Trennung der Kosten essenziell. Hierzu sollten Sie auch interne Aufteilungen (z. B. Flächenschlüssel, Abgrenzung von Nutzungsbereichen) dokumentieren.
Unser Tipp: Richten Sie sich ein digitales Archiv ein, das nach Objekt und Kalenderjahr gegliedert ist. So haben Sie im Fall einer Rückfrage oder Prüfung alle Unterlagen schnell zur Hand – und sparen sich unnötigen Stress.
Sie möchten sichergehen, dass Sie nichts vergessen haben oder prüfen lassen, welche Ihrer Kosten tatsächlich absetzbar sind?
Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an – persönlich, kompetent und unkompliziert.
